Chapitre I - Dispositions générales

Article 1 - Base
Le présent règlement intérieur met en œuvre les dispositions du décret du 26 mai 2009 portant création de la fonction de médiateur de la Communauté germanophone au sens de l'article 5 de ce décret.
Article 2 - Définitions
Aux fins du présent règlement, les définitions suivantes s'appliquent :
1er décret : le décret du 26 mai 2009 portant création de l'Office de médiation de la Communauté germanophone (A.B. du 07.10.2009), modifié en dernier lieu par le décret du 15 octobre 2018 (A.B. du 16.11.2018) ;
2. médiateur : personne désignée comme médiateur en application de l'article 6 du décret ;
3. Ombudsdienst: Dienst, in dem die Ombudsperson und die von ihr beauftragten Personen bzw. Personalmitglieder tätig sind;
4. Beschwerdeführer: gemäß Artikel 16 des Dekrets jede natürliche Person, jede juristische Person oder jede nichtrechtsfähige Vereinigung, die Beschwerden beim Ombudsdienst einreicht;
5. Personalmitglied: das statutarische Personalmitglied, der Anwärter auf ein Beamtenstatut und das unter Arbeitsvertrag eingestellte Personal einer Verwaltungsbehörde, einer lokalen Verwaltungsbehörde oder einer Einrichtung mit einem Auftrag im öffentlichen Interesse der Deutschsprachigen Gemeinschaft;
6. Beschwerde:schriftliche oder persönlich vorgetragene Beschreibungen von Amtshandlungen, Unterlassungen oder Arbeitsweisen, die dem Beschwerdeführer entweder nicht rechtmäßig, nicht angepasst, nicht angemessen, nicht korrekt oder nicht billig erscheinen;
7. notifications : Notifications au sens de l'article 3 §3 du décret ;
8. Behörde: Verwaltungsbehörde im Sinne von Artike l2 Absatz 1 Nummer 1 des Dekrets oder eine lokale Verwaltungsbehörde im Sinne von Artikel 2 Absatz 2 Nummer 2 des Dekrets;
9. Einrichtung: Einrichtung im Sinne von Artikel 2 Absatz 1 Nummer 3 des Dekrets;
10ème Parlement : le Parlement de la Communauté germanophone ;
11. Sprachengesetzgebung: die in Artikel 2 Absatz 1 Nummer 4 des Dekrets vorgesehenen Regelungen;
12. Datenschutz-Grundverordnung: die Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung).
Article 3 - Fonctionnement
Le service fourni par le Bureau du Médiateur est objectif, indépendant et impartial et gratuit pour le plaignant, conformément à l'article 22 du décret.

Le plaignant a droit à un traitement discret de sa plainte et à la protection de ses données. Le service du Médiateur respecte son secret professionnel, sans préjudice des dispositions de l'article 20 du décret.

Chapitre II - Examen d'une plainte

Article 4 - Dépôt d'une plainte
§1 - Indépendamment de leur nationalité, de leur lieu de résidence ou de leur siège social, toute personne physique, personne morale ou association non constituée en société qui peut faire valoir un intérêt peut déposer une plainte auprès du service du médiateur conformément à l'article 16 du décret.

La plainte d'une personne morale ou d'une association sans capacité juridique est déposée par une personne physique dûment mandatée.
§2 - Les plaintes sont présentées par écrit ou en personne, en allemand ou en français, conformément à l'article 15(1) du décret.
§3 - Une plainte contient les éléments suivants :
1. le nom et le prénom du plaignant (ou le nom de la personne morale ou de l'association non constituée en société), son adresse complète (ou l'adresse du siège social de la personne morale ou l'adresse de contact de l'association non constituée en société), son numéro de téléphone ou d'autres moyens de communication (numéro de fax, adresse électronique, etc.), le cas échéant ;
2. gegebenenfalls die Identität und die Eigenschaft des Bevollmächtigten, der den Beschwerdeführer vertritt;
3. den klar und deutlich angegebenen Gegenstand der Beschwerde unter Angabe des zeitlichen Verlaufs der Ereignisse;
4. die Beschreibung der vom Beschwerdeführer bei der betreffenden Behörde oder/und Einrichtung unternommenen Schritte, um Genugtuung zu erhalten. Unter "Schritte" ist jede vorherige und nützliche Kontaktaufnahme des Beschwerdeführers zu verstehen;
5. des copies des documents nécessaires à la compréhension de la plainte.
§4 - Der Beschwerdeführer informiert gemäß Artikel 20 §2 Absatz 2 des Dekrets den Ombudsdienst, wenn der Beschwerdegrund Gegenstand eines verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Einspruchsverfahrens ist.
§5 - Die schriftliche Beschwerde kann an den Ombudsdienst gerichtet werden:
- per Post an folgende Adresse: Platz des Parlaments 1 in 4700 Eupen;
- per Fax an folgende Nummer: 0032 87 31 84 01;
- per E-Mail an folgende Adresse: beschwerde@dg-ombudsdienst.be;
- über das auf der Website www.dg-ombudsdienst.be zur Verfügung gestellte elektronische Beschwerdeformular.
§6 - Die schriftliche Beschwerde muss vom Beschwerdeführer oder seinem bevollmächtigten Vertreter unterschrieben sein. Der Beschwerdeführer oder sein bevollmächtigter Vertreter unterzeichnet außerdem ein Formular, wodurch er bestätigt, dass er die Zwischeninformationen, die er vom Ombudsdienst erhält, vertraulich behandelt.
§7 - Der Beschwerdeführer kann seine Beschwerde persönlich am Sitz des Ombudsdienstes einreichen (Platz des Parlaments 1 in 4700 Eupen). Termine werden nach vorheriger Vereinbarung über eine kostenlose Rufnummer (0800 987 59) vergeben. Die persönlich vorgetragene Beschwerde wird verschriftet. Sie ist vom Beschwerdeführer oder von seinem Vertreter zu datieren und zu unterzeichnen.
Si le plaignant a des difficultés à s'exprimer dans l'une des langues mentionnées à l'article 15, paragraphe 1, alinéa 3, du décret, il peut être accompagné par une personne de confiance ou représenté par un agent. Le service du Médiateur est autorisé à communiquer avec le plaignant dans une autre langue comprise par ce dernier ou à recourir à l'assistance d'un interprète ou d'un service de traduction sociale.
Article 5 - Accusé de réception
Le service du Médiateur envoie un accusé de réception au plaignant au plus tard cinq jours ouvrables après avoir reçu une plainte écrite.

L'accusé de réception contient les informations prévues à l'article 13 du règlement général sur la protection des données.

Dans le cas de plaintes déposées en personne, le service du Médiateur délivre l'accusé de réception, qui contient les informations obligatoires sur la protection des données.

Si le Service du Médiateur constate qu'une plainte n'est pas complète conformément à l'article 4 §3, il invite le plaignant à lui communiquer les éléments manquants. Si le plaignant ne répond pas dans les trois mois, le service du Médiateur rejette la plainte.
Article 6 - Recevabilité d'une plainte
§1 - Der Ombudsdienst prüft die Zulässigkeit einer Beschwerde gemäß den in Artikel 15 des Dekrets aufgeführten Zulässigkeitsbedingungen.
§2 - Gemäß Artikel 15 Absatz 1 des Dekrets erklärt der Ombudsdienst eine Beschwerde für unzulässig, wenn:

- der Ombudsdienst nicht zuständig ist;

- die Beschwerde nicht schriftlich oder persönlich eingereicht wurde;

- die Beschwerde nicht in deutscher oder französischer Sprache eingereicht wurde; - die Identität des Beschwerdeführers nicht bekannt ist.

Gemäß Artikel 15 Absatz 2 des Dekrets kann der Ombudsdienst die Behandlung einer Beschwerde ablehnen, wenn:

- sie offensichtlich unbegründet ist, z. B. wenn sie kein konkretes Anliegen oder keinen erkennbaren Sinnzusammenhang enthält, völlig abstrus, ausschließlich beleidigend oder verleumderisch ist;

- der Beschwerdeführer weder bestehende Einspruchsverfahren eingeleitet noch Schritte bei der betreffenden Verwaltungsbehörde, lokalen Verwaltungsbehörde oder Einrichtung mit einem Auftrag im öffentlichen Interesse der Deutschsprachigen Ge- meinschaft unternommen hat, um Genugtuung zu erhalten;

- sie im Wesentlichen identisch ist mit einer Beschwerde, die der Ombudsdienst bereits zurückgewiesen hat, insofern keine neuen Fakten vorliegen;

- sie sich auf Fakten bezieht, die mehr als ein Jahr vor Einreichung der Beschwerde zurückliegen mit Ausnahme einer Beschwerde, die Gegenstand eines administrativen oder gerichtlichen Verfahrens ist. Erbringt der Beschwerdeführer jedoch den Beweis dafür, dass er seit der zugrundeliegenden bemängelten Arbeitsweise bzw. Amtshandlung ununterbrochen eigene Schritte gegenüber der betreffenden Behörde oder Einrichtung unternommen hat oder dass die Behörde oder Einrichtung selber für die Überschreitung dieser Frist von einem Jahr verantwortlich ist, kann der Ombudsdienst die Beschwerde für zulässig erklären;

- sie Bezug auf Personalfragen des Verwaltungsdienstes nimmt, in dem der Beschwerdeführer beschäftigt ist mit Ausnahme einer im Rahmen von Artikel 3 §3 des Dekrets formulierten Beschwerde. Erbringt der Beschwerdeführer jedoch den Beweis dafür, dass kein anderer Dienst ihn in seinem Anliegen unterstützt, kann der Ombudsdienst die Beschwerde für zulässig erklären.

Außerdem kann der Ombudsdienst die Behandlung einer Beschwerde ablehnen, wenn:
- lediglich die Erteilung einer Auskunft gewünscht wird;
- in der Beschwerde Gründe vorgebracht werden, zu denen bereits eine klare Stellungnahme des Ombudsdienstes vorliegt, die öffentlich bekannt gemacht wurde und sich nicht geändert hat; diese Position muss dem Beschwerdeführer mitgeteilt wer- den.
§3 - Le service du Médiateur informe le plaignant de sa décision de déclarer la plainte recevable et de la traiter ou de refuser de la traiter dans les 15 jours ouvrables suivant la réception de la plainte. En outre, conformément à l'article 17 §1(3) du décret, le service du Médiateur informe l'autorité ou l'organe concerné de la plainte dont il fait l'objet.
§4 - Wenn der Ombudsdienst feststellt, dass die Beschwerde gemäß Artikel 3 §1 Nummer 2 des Dekrets nicht in seinen Zuständigkeitsbereich fällt, leitet er die Beschwerde innerhalb einer Frist von 15 Arbeitstagen nach Erhalt an die zuständigen Instanzen weiter.
§5 - Beschwerden, die der Ombudsdienst aufgrund von Artikel 15 Absatz 2 Nummer 2 des Dekrets nicht annimmt, leitet er unverzüglich und spätestens innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Erhalt der Beschwerde an die betreffende Behörde oder Einrichtung weiter unter der Voraussetzung, dass die Beschwerde schriftlich oder persönlich eingereicht wurde. Der Beschwerdeführer erhält eine Kopie der Weiterleitung.
Article 7 - Examen de la plainte
§1 - Conformément à l'article 18 du décret, le bureau du Médiateur examine le fonctionnement ou l'action officielle de l'autorité ou de l'organe concerné. Ce faisant, elle est guidée par les principes de bonne administration.
§2 - Le service du Médiateur peut invoquer les obligations de coopération décrites à l'article 19 du décret et interroger le personnel des autorités et organismes dans le cadre de sa mission. Les autorités et institutions disposent d'un délai de 20 jours ouvrables pour répondre à ces questions par écrit ou oralement.

Si le délai fixé par le service du Médiateur apparaît trop court pour que l'autorité puisse donner une réponse complète, elle donne une réponse provisoire dans le délai fixé, en indiquant les raisons du caractère incomplet et provisoire de la réponse et le délai dans lequel elle donnera une réponse complète. Sauf en cas de raisons particulières, ce délai ne peut excéder 20 jours ouvrables.
§3 - Pendant le traitement de la plainte par le service du Médiateur, le plaignant lui-même, ainsi que toute autre personne, s'abstiennent de tout type d'intervention auprès de l'autorité ou de l'organe concerné qui n'a pas été convenu au préalable avec le service du Médiateur.
Article 8 - Information sur l'état d'avancement du traitement
Conformément à l'article 17 §2 du décret, le service du Médiateur informe régulièrement le plaignant des mesures prises à la suite de sa plainte.
Article 9 - Suspension de la procédure d'examen
Conformément à l'article 20 §2 du décret, le Service du Médiateur suspend la procédure d'examen si le motif du recours fait l'objet d'une procédure de recours administratif ou judiciaire. Toutefois, selon l'article 20 §3 du décret, le service du Médiateur peut poursuivre la procédure d'examen dans la mesure où les actes administratifs ou les faits font l'objet d'un recours en annulation devant le Conseil d'Etat. Le Service du Médiateur informe immédiatement le plaignant et l'autorité ou l'organe concerné lorsqu'une procédure d'examen est suspendue.
Article 10 - Traitement des infractions disciplinaires et des infractions pénales
Si, dans le cadre de ses fonctions, le service du Médiateur établit des faits constituant ou laissant supposer une infraction disciplinaire, il en informe les autorités et organes compétents.

Si une infraction pénale est constatée, le Service du Médiateur en informe le Procureur du Roi conformément à l'article 29 du Code de procédure pénale.
Article 11 - Coopération avec d'autres services d'ombudsman
Le bureau du Médiateur coopère avec d'autres bureaux du Médiateur dans la mesure où cela peut contribuer à rendre ses enquêtes plus efficaces et à mieux protéger les intérêts et les droits des personnes physiques ou morales.
Article 12 - Résultat de l'audit
Une fois l'examen d'une plainte terminé, le service du Médiateur communique sans délai ses conclusions au plaignant et à l'autorité ou l'organe concerné. Ces conclusions doivent être motivées.

Lorsque la procédure d'examen est suspendue conformément à l'article 9, le service du Médiateur peut fournir au plaignant et à l'autorité ou l'organe un rapport partiel sur son examen dans la mesure où ses informations sont suffisantes au moment de la suspension de la procédure d'examen.

Le cas échéant, le service du Médiateur formule, en plus de ses conclusions, une proposition de médiation au plaignant et à l'autorité ou l'organe concerné.

Si, après la médiation visée au paragraphe 3, aucun accord n'est trouvé entre le plaignant et l'autorité ou l'organe concerné, le service du Médiateur peut formuler des recommandations à l'autorité ou à l'organe concerné conformément à l'article 21 du décret. Dans ce cas, le Service du Médiateur informe le ministre compétent ou l'organe de contrôle compétent de ces recommandations.

Chapitre III - Conduite des enquêtes

Article 13 - Conduite des enquêtes
Conformément à l'article 3 §1 point 3 du décret, le Service du Médiateur mène, à la demande de la Présidence, des enquêtes sur le fonctionnement et les actes officiels des autorités administratives désignées par celle-ci, des autorités administratives locales et des organismes mandatés dans l'intérêt public de la Communauté germanophone.

La décision de la Présidence mentionne l'autorité ou l'institution auprès de laquelle les enquêtes doivent être effectuées, l'objet et la portée des enquêtes ainsi que les questions auxquelles il faut répondre dans le cadre de l'enquête.

Le Service du Médiateur informe l'autorité ou l'organisme de la décision du Bureau de mener des enquêtes.

Les enquêtes visées au paragraphe 1 doivent être achevées dans un délai de vingt semaines civiles à compter de l'adoption de la décision du Bureau, à moins que le Bureau n'ait fixé un délai différent. La durée des enquêtes peut être prolongée de quatre semaines civiles au maximum, à condition que la nécessité de cette prolongation puisse être dûment justifiée.

Le Bureau du Médiateur informe le Bureau du résultat de l'enquête sous la forme d'un rapport écrit. S'il n'a pas été possible de terminer l'enquête dans le délai prévu au paragraphe 4, le bureau du médiateur établit un rapport intermédiaire.

Chapitre IV - Plaintes concernant la législation linguistique

Article 14 - Traitement des plaintes concernant la législation linguistique
Gemäß Artikel 3 §2 des Dekrets begleitet der Ombudsdienst Beschwerden gegen Behörden und Einrichtungen, die der Sprachengesetzgebung unterliegen, indem er:
1. über Rechte und Beschwerdemöglichkeiten bei Verstößen gegen die Sprachengesetzgebung aufklärt;
2. Beschwerden sammelt, an die zuständigen Instanzen weiterleitet und deren Wer- degang verfolgt;
3. mit den zuständigen Kontroll- und Beschwerdeinstanzen kooperiert.
Der Ombudsdienst schließt in diesem Sinne ein Zusammenarbeitsabkommen mit der Ständigen Kommission für Sprachenkontrolle ab.
Conformément à l'article 3 §2(1)(2) du décret, en cas d'avis positif de la Commission permanente de contrôle linguistique ou en cas d'engagement de correction par l'Autorité, le Service de médiation assure le suivi de la mise en œuvre de l'avis ou de l'engagement. Tant que cet avis ou engagement n'a pas été mis en œuvre par l'Autorité, le dossier reste en observation.
§2 - Ausnahmsweise und auf ausdrücklichen Wunsch des Beschwerdeführers kann sich der Ombudsdienst verpflichten, die Anonymität des Beschwerdeführers gegenüber der betreffenden Behörde oder Einrichtung während des gesamten Prüfungsverfahrens zu wahren.

Chapitre V - Plaintes concernant les communications électroniques par les autorités publiques

Article 15 - Plaintes concernant les communications électroniques par les autorités publiques
Conformément à l'article 3 §2.1 du décret, le service de médiation examine les plaintes au titre du décret du 15 octobre 2018 relatif aux communications électroniques individuelles et publiques des autorités du territoire germanophone contre :

Chapitre VI - Messages

Article 16 - Vérification des notifications
§1 - Conformément à l'article 3 §3 du décret, le service du médiateur examine les rapports des membres du personnel des autorités publiques qui, dans l'exercice de leurs fonctions, ont eu connaissance d'abus, d'irrégularités, d'irrégularités ou d'infractions pénales au sein de l'autorité publique dans laquelle ils travaillent et estiment que :

- le rapport n'a fait l'objet d'aucun suivi ou d'un suivi inadéquat auprès de son supérieur hiérarchique dans un délai de trente jours ;

- ils font l'objet d'une procédure disciplinaire ou d'une autre sanction publique ou non publique à la suite du rapport.

Chapitre VII - Confidentialité, respect de la vie privée et protection des données

Article 17 - Confidentialité
Conformément à l'article 19 §3 du décret, les personnes liées par un secret de fonction, de profession ou d'entreprise sont déliées de leur obligation de secret dans le cadre de l'enquête menée par le service du Médiateur.

L'obligation de secret continue à s'appliquer aux informations protégées par le secret médical ou dont les personnes ont eu connaissance en leur qualité de confidents nécessaires.

Le Service du Médiateur veille à ce qu'aucune référence à l'identité des personnes dont les noms lui ont été communiqués ne figure dans les documents publiés sous son contrôle.
Article 18 - Respect de la vie privée
§1 - Um ihre Privatsphäre zu respektieren, gibt der Ombudsdienst in den Berichten, die er dem Parlament und den Gemeinderäten in Anwendung von Artikel 23 des Dekrets übermittelt, die Identität der Beschwerdeführer und der Personalmitglieder der betreffenden Behörde oder Einrichtung nicht an.
Article 19 - Protection des données
Le Service du Médiateur veille au respect du Règlement général sur la protection des données.

Chapitre VIII - Personnel et équipement

Article 20 - Personnel et équipement
Le service du Médiateur peut conclure un contrat de service de commis avec des personnes physiques ou morales pour l'accomplissement de ses tâches.

Dès que les employés du service du Médiateur commencent leur travail, ils prêtent serment entre les mains du Médiateur d'exercer leurs fonctions de manière impartiale et confidentielle.

Le Service du Médiateur a conclu un accord de coopération avec l'administration du Parlement de la Communauté germanophone en ce qui concerne le soutien organisationnel et administratif de son travail.

Chapitre IX - Entrée en vigueur du règlement intérieur

Art. 21 - Inkrafttreten der Geschäftsordnung
Vorliegende Geschäftsordnung tritt nach ihrer Veröffentlichung im Belgischen Staatsblatt in Kraft.