Hoofdstuk I - Algemene bepalingen

Artikel 1 - Grondslag
Dit reglement van orde geeft uitvoering aan de bepalingen van het decreet van 26 mei 2009 tot instelling van de functie van ombudsman voor de Duitstalige Gemeenschap in de zin van artikel 5 van dit decreet.
Artikel 2 - Definities
Voor de toepassing van dit reglement gelden de volgende definities:
1ste decreet: het decreet van 26 mei 2009 tot instelling van de ombudsdienst voor de Duitstalige Gemeenschap (B.S. van 07.10.2009), laatstelijk gewijzigd bij het decreet van 15 oktober 2018 (B.S. van 16.11.2018);
2. ombudspersoon: persoon die is aangewezen als ombudsman in toepassing van artikel 6 van het decreet;
3. Ombudsdienst: Dienst, in dem die Ombudsperson und die von ihr beauftragten Personen bzw. Personalmitglieder tätig sind;
4. Beschwerdeführer: gemäß Artikel 16 des Dekrets jede natürliche Person, jede juristische Person oder jede nichtrechtsfähige Vereinigung, die Beschwerden beim Ombudsdienst einreicht;
5. Personalmitglied: das statutarische Personalmitglied, der Anwärter auf ein Beamtenstatut und das unter Arbeitsvertrag eingestellte Personal einer Verwaltungsbehörde, einer lokalen Verwaltungsbehörde oder einer Einrichtung mit einem Auftrag im öffentlichen Interesse der Deutschsprachigen Gemeinschaft;
6. Beschwerde:schriftliche oder persönlich vorgetragene Beschreibungen von Amtshandlungen, Unterlassungen oder Arbeitsweisen, die dem Beschwerdeführer entweder nicht rechtmäßig, nicht angepasst, nicht angemessen, nicht korrekt oder nicht billig erscheinen;
7. kennisgevingen: Kennisgevingen in de zin van artikel 3, lid 3, van het decreet;
8. Behörde: Verwaltungsbehörde im Sinne von Artike l2 Absatz 1 Nummer 1 des Dekrets oder eine lokale Verwaltungsbehörde im Sinne von Artikel 2 Absatz 2 Nummer 2 des Dekrets;
9. Einrichtung: Einrichtung im Sinne von Artikel 2 Absatz 1 Nummer 3 des Dekrets;
10e Parlement: het Parlement van de Duitstalige Gemeenschap;
11. Sprachengesetzgebung: die in Artikel 2 Absatz 1 Nummer 4 des Dekrets vorgesehenen Regelungen;
12. Datenschutz-Grundverordnung: die Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung).
Artikel 3 - Werking
De dienstverlening van de Ombudsdienst is objectief, onafhankelijk en onpartijdig en kosteloos voor de klager overeenkomstig artikel 22 van het decreet.

De klager heeft recht op een discrete behandeling van zijn klacht en op de bescherming van zijn gegevens. De Ombudsdienst eerbiedigt het beroepsgeheim, onverminderd de bepalingen van artikel 20 van het decreet.

Hoofdstuk II - Onderzoek van een klacht

Artikel 4 - Indienen van een klacht
§1 - Ongeacht hun nationaliteit, verblijfplaats of statutaire zetel, kunnen alle natuurlijke personen, rechtspersonen of verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid die een belang kunnen aantonen, een klacht indienen bij de Ombudsdienst in overeenstemming met artikel 16 van het decreet.

De klacht van een rechtspersoon of een vereniging zonder rechtsbevoegdheid wordt ingediend door een naar behoren gemachtigde natuurlijke persoon.
§2 - De klachten worden schriftelijk of persoonlijk ingediend, in het Duits of het Frans, overeenkomstig artikel 15, lid 1, van het decreet.
§3 - Een klacht bevat het volgende:
1. Naam en voornaam van de klager (of de naam van de rechtspersoon of de vereniging zonder rechtspersoonlijkheid), zijn volledige adres (of het adres van de statutaire zetel van de rechtspersoon of het contactadres van de vereniging zonder rechtspersoonlijkheid), zijn telefoonnummer of andere communicatiemiddelen (faxnummer, e-mailadres, enz.), in voorkomend geval;
2. gegebenenfalls die Identität und die Eigenschaft des Bevollmächtigten, der den Beschwerdeführer vertritt;
3. den klar und deutlich angegebenen Gegenstand der Beschwerde unter Angabe des zeitlichen Verlaufs der Ereignisse;
4. die Beschreibung der vom Beschwerdeführer bei der betreffenden Behörde oder/und Einrichtung unternommenen Schritte, um Genugtuung zu erhalten. Unter "Schritte" ist jede vorherige und nützliche Kontaktaufnahme des Beschwerdeführers zu verstehen;
5. afschriften van de documenten die nodig zijn om de klacht te begrijpen.
§4 - Der Beschwerdeführer informiert gemäß Artikel 20 §2 Absatz 2 des Dekrets den Ombudsdienst, wenn der Beschwerdegrund Gegenstand eines verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Einspruchsverfahrens ist.
§5 - Die schriftliche Beschwerde kann an den Ombudsdienst gerichtet werden:
- per Post an folgende Adresse: Platz des Parlaments 1 in 4700 Eupen;
- per Fax an folgende Nummer: 0032 87 31 84 01;
- per E-Mail an folgende Adresse: beschwerde@dg-ombudsdienst.be;
- über das auf der Website www.dg-ombudsdienst.be zur Verfügung gestellte elektronische Beschwerdeformular.
§6 - Die schriftliche Beschwerde muss vom Beschwerdeführer oder seinem bevollmächtigten Vertreter unterschrieben sein. Der Beschwerdeführer oder sein bevollmächtigter Vertreter unterzeichnet außerdem ein Formular, wodurch er bestätigt, dass er die Zwischeninformationen, die er vom Ombudsdienst erhält, vertraulich behandelt.
§7 - Der Beschwerdeführer kann seine Beschwerde persönlich am Sitz des Ombudsdienstes einreichen (Platz des Parlaments 1 in 4700 Eupen). Termine werden nach vorheriger Vereinbarung über eine kostenlose Rufnummer (0800 987 59) vergeben. Die persönlich vorgetragene Beschwerde wird verschriftet. Sie ist vom Beschwerdeführer oder von seinem Vertreter zu datieren und zu unterzeichnen.
Indien de klager moeite heeft om zich uit te drukken in een van de talen die worden genoemd in artikel 15, lid 1, punt 3, van het decreet, kan hij zich laten vergezellen door een vertrouwenspersoon of zich laten vertegenwoordigen door een gemachtigde. Het is de Ombudsdienst toegestaan om met de klager te communiceren in een andere taal die door de klager begrepen wordt of om een beroep te doen op de bijstand van een tolk of een sociale vertaaldienst.
Artikel 5 - Ontvangstbevestiging
De Ombudsdienst zal de klager uiterlijk vijf werkdagen na ontvangst van een schriftelijke klacht een ontvangstbevestiging zenden.

De ontvangstbevestiging bevat de informatie als bedoeld in artikel 13 van de Algemene verordening gegevensbescherming.

In het geval van klachten die persoonlijk worden ingediend, levert de Ombudsdienst de ontvangstbevestiging af, die de verplichte informatie over gegevensbescherming bevat.

Indien de Ombudsdienst vaststelt dat een klacht niet volledig is in de zin van artikel 4, lid 3, verzoekt hij de klager hem mee te delen welke elementen ontbreken. Indien de klager niet antwoordt binnen de drie maanden, verwerpt de Ombudsdienst de klacht.
Artikel 6 - Ontvankelijkheid van een klacht
§1 - Der Ombudsdienst prüft die Zulässigkeit einer Beschwerde gemäß den in Artikel 15 des Dekrets aufgeführten Zulässigkeitsbedingungen.
§2 - Gemäß Artikel 15 Absatz 1 des Dekrets erklärt der Ombudsdienst eine Beschwerde für unzulässig, wenn:

- der Ombudsdienst nicht zuständig ist;

- die Beschwerde nicht schriftlich oder persönlich eingereicht wurde;

- die Beschwerde nicht in deutscher oder französischer Sprache eingereicht wurde; - die Identität des Beschwerdeführers nicht bekannt ist.

Gemäß Artikel 15 Absatz 2 des Dekrets kann der Ombudsdienst die Behandlung einer Beschwerde ablehnen, wenn:

- sie offensichtlich unbegründet ist, z. B. wenn sie kein konkretes Anliegen oder keinen erkennbaren Sinnzusammenhang enthält, völlig abstrus, ausschließlich beleidigend oder verleumderisch ist;

- der Beschwerdeführer weder bestehende Einspruchsverfahren eingeleitet noch Schritte bei der betreffenden Verwaltungsbehörde, lokalen Verwaltungsbehörde oder Einrichtung mit einem Auftrag im öffentlichen Interesse der Deutschsprachigen Ge- meinschaft unternommen hat, um Genugtuung zu erhalten;

- sie im Wesentlichen identisch ist mit einer Beschwerde, die der Ombudsdienst bereits zurückgewiesen hat, insofern keine neuen Fakten vorliegen;

- sie sich auf Fakten bezieht, die mehr als ein Jahr vor Einreichung der Beschwerde zurückliegen mit Ausnahme einer Beschwerde, die Gegenstand eines administrativen oder gerichtlichen Verfahrens ist. Erbringt der Beschwerdeführer jedoch den Beweis dafür, dass er seit der zugrundeliegenden bemängelten Arbeitsweise bzw. Amtshandlung ununterbrochen eigene Schritte gegenüber der betreffenden Behörde oder Einrichtung unternommen hat oder dass die Behörde oder Einrichtung selber für die Überschreitung dieser Frist von einem Jahr verantwortlich ist, kann der Ombudsdienst die Beschwerde für zulässig erklären;

- sie Bezug auf Personalfragen des Verwaltungsdienstes nimmt, in dem der Beschwerdeführer beschäftigt ist mit Ausnahme einer im Rahmen von Artikel 3 §3 des Dekrets formulierten Beschwerde. Erbringt der Beschwerdeführer jedoch den Beweis dafür, dass kein anderer Dienst ihn in seinem Anliegen unterstützt, kann der Ombudsdienst die Beschwerde für zulässig erklären.

Außerdem kann der Ombudsdienst die Behandlung einer Beschwerde ablehnen, wenn:
- lediglich die Erteilung einer Auskunft gewünscht wird;
- in der Beschwerde Gründe vorgebracht werden, zu denen bereits eine klare Stellungnahme des Ombudsdienstes vorliegt, die öffentlich bekannt gemacht wurde und sich nicht geändert hat; diese Position muss dem Beschwerdeführer mitgeteilt wer- den.
§3 - De Ombudsdienst brengt de klager binnen 15 werkdagen na ontvangst van de klacht op de hoogte van zijn besluit om de klacht ontvankelijk te verklaren en te behandelen of niet te behandelen. Bovendien stelt de Ombudsdienst, overeenkomstig artikel 17 §1, lid 3 van het decreet, de betrokken autoriteit of instantie in kennis van de tegen haar gerichte klacht.
§4 - Wenn der Ombudsdienst feststellt, dass die Beschwerde gemäß Artikel 3 §1 Nummer 2 des Dekrets nicht in seinen Zuständigkeitsbereich fällt, leitet er die Beschwerde innerhalb einer Frist von 15 Arbeitstagen nach Erhalt an die zuständigen Instanzen weiter.
§5 - Beschwerden, die der Ombudsdienst aufgrund von Artikel 15 Absatz 2 Nummer 2 des Dekrets nicht annimmt, leitet er unverzüglich und spätestens innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Erhalt der Beschwerde an die betreffende Behörde oder Einrichtung weiter unter der Voraussetzung, dass die Beschwerde schriftlich oder persönlich eingereicht wurde. Der Beschwerdeführer erhält eine Kopie der Weiterleitung.
Artikel 7 - Onderzoek van de klacht
§1 - Overeenkomstig artikel 18 van het decreet onderzoekt het bureau van de Ombudsman de werking of het officiële optreden van de betrokken autoriteit of instantie. Daarbij laat zij zich leiden door de beginselen van behoorlijk bestuur.
§2 - De Ombudsdienst kan zich beroepen op de in artikel 19 van het decreet omschreven samenwerkingsverplichtingen en vragen stellen aan het personeel van de autoriteiten en organen die binnen het kader van zijn opdracht vallen. De autoriteiten en instellingen beschikken over een termijn van 20 werkdagen om deze vragen schriftelijk of mondeling te beantwoorden.

Indien de door de Ombudsman vastgestelde termijn te kort blijkt voor de autoriteit om een volledig antwoord te geven, zal zij een voorlopig antwoord geven binnen de vastgestelde termijn, met vermelding van de redenen voor het onvolledige en voorlopige karakter van het antwoord en de termijn waarbinnen zij een volledig antwoord zal geven. Behalve in gevallen waarin er bijzondere redenen zijn, mag deze termijn niet meer dan 20 werkdagen bedragen.
§3 - Gedurende de behandeling van de klacht door de Ombudsdienst onthoudt de klager zelf, evenals elke andere persoon, zich van elke vorm van tussenkomst bij de betrokken autoriteit of instantie die niet op voorhand met de Ombudsdienst is overeengekomen.
Artikel 8 - Informatie over de status van de verwerking
Overeenkomstig artikel 17, lid 2, van het decreet stelt de Ombudsdienst de klager regelmatig op de hoogte van de stappen die naar aanleiding van zijn klacht zijn ondernomen.
Artikel 9 - Schorsing van de onderzoeksprocedure
Overeenkomstig artikel 20, lid 2, van het decreet schorst de Ombudsdienst de onderzoeksprocedure indien de beroepsgrond het voorwerp uitmaakt van een administratieve of gerechtelijke beroepsprocedure. Overeenkomstig artikel 20, lid 3, van het decreet kan de Ombudsdienst de onderzoeksprocedure echter voortzetten indien tegen de administratieve handelingen of feiten beroep is ingesteld bij de Raad van State met het oog op nietigverklaring. De Ombudsdienst brengt de klager en de betrokken autoriteit of instantie onmiddellijk op de hoogte wanneer een onderzoeksprocedure wordt opgeschort.
Artikel 10 - Behandeling van tuchtrechtelijke inbreuken en strafrechtelijke inbreuken
Indien de Ombudsdienst bij de uitoefening van zijn taak feiten vaststelt die een tuchtrechtelijke inbreuk vormen of doen vermoeden, stelt hij de bevoegde autoriteiten en instanties daarvan in kennis.

Indien een strafbaar feit wordt vastgesteld, brengt de Ombudsdienst de procureur des Konings op de hoogte overeenkomstig artikel 29 van het Wetboek van Strafvordering.
Artikel 11 - Samenwerking met andere ombudsdiensten
Het bureau van de Ombudsman werkt samen met andere bureaus van de Ombudsman voor zover dit kan bijdragen tot een grotere doeltreffendheid van zijn onderzoeken en een betere bescherming van de belangen en rechten van natuurlijke personen of rechtspersonen.
Artikel 12 - Resultaat van de audit
Zodra het onderzoek van een klacht is afgerond, deelt de dienst van de Ombudsman zijn conclusies onverwijld mee aan de klager en aan de betrokken autoriteit of instantie. Deze conclusies worden met redenen omkleed.

Indien de onderzoeksprocedure overeenkomstig artikel 9 wordt opgeschort, kan de Ombudsdienst de klager en de autoriteit of instantie een gedeeltelijk verslag van zijn onderzoek doen toekomen, voorzover de informatie waarover hij op het tijdstip van de opschorting van de onderzoeksprocedure beschikt, toereikend is.

In voorkomend geval doet de Ombudsdienst, naast zijn conclusies, een voorstel tot bemiddeling aan de klager en de betrokken autoriteit of instantie.

Indien na de bemiddeling als bedoeld in lid 3 geen overeenstemming wordt bereikt tussen de klager en de betrokken autoriteit of instantie, kan de Ombudsdienst overeenkomstig artikel 21 van het decreet aanbevelingen doen aan de betrokken autoriteit of instantie. In dat geval brengt de Ombudsdienst de bevoegde minister of het bevoegde controleorgaan op de hoogte van deze aanbevelingen.

Hoofdstuk III - Uitvoering van onderzoeken

Artikel 13 - Uitvoering van onderzoeken
Overeenkomstig artikel 3, § 1, punt 3 van het decreet verricht de dienst van de Ombudsman op verzoek van het Voorzitterschap onderzoek naar de werking en de officiële handelingen van de door hem aangewezen administratieve autoriteiten, de lokale administratieve autoriteiten en de organen met een mandaat van algemeen belang van de Duitstalige Gemeenschap.

Het besluit van het voorzitterschap vermeldt de autoriteit of instelling waarbij het onderzoek moet worden uitgevoerd, het voorwerp en de reikwijdte van het onderzoek, alsmede de vragen die in het kader van het onderzoek moeten worden beantwoord.

De Ombudsdienst informeert de autoriteit of het orgaan over het besluit van het Bureau om een onderzoek in te stellen.

Het in lid 1 bedoelde onderzoek moet binnen 20 kalenderweken na de goedkeuring van het besluit van het Bureau zijn afgerond, tenzij het Bureau een andere termijn heeft vastgesteld. De duur van het onderzoek kan met ten hoogste vier kalenderweken worden verlengd, mits de noodzaak van deze verlenging naar behoren kan worden aangetoond.

Het Bureau van de Ombudsman informeert het Bureau over het resultaat van het onderzoek in de vorm van een schriftelijk verslag. Indien het onderzoek niet binnen de in lid 4 genoemde termijn kon worden afgesloten, stelt het bureau van de Ombudsman een interimverslag op.

Hoofdstuk IV - Klachten betreffende de taalwetgeving

Artikel 14 - Behandeling van klachten in verband met de taalwetgeving
Gemäß Artikel 3 §2 des Dekrets begleitet der Ombudsdienst Beschwerden gegen Behörden und Einrichtungen, die der Sprachengesetzgebung unterliegen, indem er:
1. über Rechte und Beschwerdemöglichkeiten bei Verstößen gegen die Sprachengesetzgebung aufklärt;
2. Beschwerden sammelt, an die zuständigen Instanzen weiterleitet und deren Wer- degang verfolgt;
3. mit den zuständigen Kontroll- und Beschwerdeinstanzen kooperiert.
Der Ombudsdienst schließt in diesem Sinne ein Zusammenarbeitsabkommen mit der Ständigen Kommission für Sprachenkontrolle ab.
Overeenkomstig artikel 3, §2, lid 1, punt 2 van het decreet, volgt de Ombudsdienst, in geval van een positief advies van de Permanente Commissie voor Taalcontrole of in geval van een verbintenis tot rechtzetting door de Autoriteit, de uitvoering van het advies of de verbintenis op. Zolang dit advies of deze toezegging door de Autoriteit niet ten uitvoer is gelegd, blijft het dossier onder toezicht.
§2 - Ausnahmsweise und auf ausdrücklichen Wunsch des Beschwerdeführers kann sich der Ombudsdienst verpflichten, die Anonymität des Beschwerdeführers gegenüber der betreffenden Behörde oder Einrichtung während des gesamten Prüfungsverfahrens zu wahren.

Hoofdstuk V - Klachten over elektronische communicatie door overheidsinstanties

Artikel 15 - Klachten betreffende elektronische communicatie door overheidsinstanties
Overeenkomstig artikel 3 §2.1 van het decreet onderzoekt de Ombudsdienst klachten op grond van het decreet van 15 oktober 2018 betreffende individuele en openbare elektronische communicatie van de autoriteiten van het Duitstalig gebied tegen:

Hoofdstuk VI - Berichten

Artikel 16 - Verificatie van de kennisgevingen
§1 - Overeenkomstig artikel 3, §3 van het decreet onderzoekt de Ombudsdienst de verslagen van personeelsleden van overheidsdiensten die in de uitoefening van hun functie kennis hebben gekregen van misbruiken, onregelmatigheden, onregelmatigheden of strafbare feiten binnen de overheidsdienst waarbij zij werkzaam zijn, en die van oordeel zijn dat:

- er geen of onvoldoende follow-up is geweest na de melding aan hun lijnmanager binnen een periode van dertig dagen;

- zij naar aanleiding van de melding aan een tuchtprocedure of een andere openbare of niet-openbare sanctie worden onderworpen.

Hoofdstuk VII - Vertrouwelijkheid, eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en gegevensbescherming

Artikel 17 - Vertrouwelijkheid
Overeenkomstig artikel 19, lid 3, van het decreet worden personen die door een officieel, beroeps- of bedrijfsgeheim gebonden zijn, in het kader van het door de Ombudsdienst verrichte onderzoek van hun geheimhoudingsplicht ontheven.

De geheimhoudingsplicht blijft gelden voor gegevens die beschermd zijn door het medisch geheim of waarvan de personen kennis hebben gekregen in hun hoedanigheid van noodzakelijke vertrouwenspersoon.

De Ombudsdienst ziet erop toe dat de identiteit van de personen wier namen aan hem zijn medegedeeld, niet wordt vermeld in de documenten die onder zijn toezicht worden gepubliceerd.
Artikel 18 - Eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer
§1 - Um ihre Privatsphäre zu respektieren, gibt der Ombudsdienst in den Berichten, die er dem Parlament und den Gemeinderäten in Anwendung von Artikel 23 des Dekrets übermittelt, die Identität der Beschwerdeführer und der Personalmitglieder der betreffenden Behörde oder Einrichtung nicht an.
Artikel 19 - Gegevensbescherming
De Ombudsdienst verzekert de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Hoofdstuk VIII - Personeel en uitrusting

Artikel 20 - Personeel en uitrusting
De Ombudsdienst kan voor de uitvoering van zijn taken een dienstverleningsovereenkomst sluiten met personen of rechtspersonen.

Zodra de medewerkers van de Ombudsdienst met hun werk beginnen, leggen zij in de handen van de Ombudspersoon een eed af om hun taken onpartijdig en vertrouwelijk uit te voeren.

De Ombudsdienst sluit een samenwerkingsakkoord met de administratie van het Parlement van de Duitstalige Gemeenschap met betrekking tot de organisatorische en administratieve ondersteuning van haar werkzaamheden.

Hoofdstuk IX - Inwerkingtreding van het reglement voor de procesvoering

Art. 21 - Inkrafttreten der Geschäftsordnung
Vorliegende Geschäftsordnung tritt nach ihrer Veröffentlichung im Belgischen Staatsblatt in Kraft.